تعریف سیستم ERP:
سیستم مدیریت منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning – ERP) به مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها اطلاق می‌شود که با هدف مدیریت و هماهنگ‌سازی بخش‌های مختلف یک سازمان طراحی شده است. این سیستم با فراهم‌سازی بستری متمرکز برای تبادل اطلاعات، موجب بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و تسهیل در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی می‌گردد.
در یک سازمان، بخش‌هایی نظیر مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین، تولید، فروش و بازاریابی نیازمند تبادل مداوم اطلاعات هستند. در صورت استفاده از سیستم‌های جداگانه، عدم هماهنگی و مغایرت‌های اطلاعاتی اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. ERP با ادغام این بخش‌ها در یک سیستم یکپارچه، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با کاهش زمان پردازش اطلاعات و ارتقاء دقت داده‌ها، کارایی خود را به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش دهند.
تاریخچه سیستم‌های ERP:
✅ دهه ۱۹۶۰ – آغاز با سیستم‌های مدیریت موجودی:
در دهه ۱۹۶۰، شرکت‌ها به‌منظور مدیریت موجودی و بهبود فرآیندهای تولید، از نرم‌افزارهای ابتدایی مبتنی بر رایانه‌های مرکزی (Mainframe) استفاده کردند. این نرم‌افزارها عمدتاً بر کنترل موجودی متمرکز بودند.
✅ دهه ۱۹۷۰ – ظهور برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد (MRP):
در این دهه، سیستم‌های MRP معرفی شدند که امکان برنامه‌ریزی برای تأمین مواد اولیه، زمان‌بندی تولید و کنترل موجودی را فراهم می‌کردند. این سیستم‌ها به صنایع تولیدی در بهینه‌سازی عملیات خود کمک شایانی کردند.
✅ دهه ۱۹۸۰ – توسعه به سمت برنامه‌ریزی منابع تولید (MRP II):
با گسترش نیازهای صنایع، سیستم‌های MRP به نسخه پیشرفته‌تر خود، یعنی MRP II تبدیل شدند که علاوه بر مدیریت مواد، شامل برنامه‌ریزی ظرفیت تولید، برنامه‌ریزی مالی و کنترل عملیات تولید نیز می‌شدند.
✅ دهه ۱۹۹۰ – تولد سیستم‌های ERP مدرن:
مؤسسه تحقیقاتی گارتنر در اوایل دهه ۱۹۹۰ اصطلاح “ERP” را معرفی کرد. در این دوره، نرم‌افزارهای ERP با هدف پوشش‌دهی کلیه فرآیندهای سازمانی فراتر از تولید، شامل منابع انسانی، حسابداری، فروش و خدمات پس از فروش توسعه یافتند. شرکت‌هایی مانند SAP، Oracle و JD Edwards از پیشگامان این عرصه بودند.
✅ دهه ۲۰۰۰ – حرکت به سمت سیستم‌های مبتنی بر وب:
با پیشرفت فناوری اطلاعات، سیستم‌های ERP به سمت راهکارهای مبتنی بر وب و فضای ابری حرکت کردند. این تغییرات موجب دسترسی آسان‌تر، کاهش هزینه‌های زیرساختی و بهبود مقیاس‌پذیری در سازمان‌ها گردید.
ویژگی‌های اصلی سیستم‌های ERP:
- یکپارچگی اطلاعات: تمامی داده‌های سازمان در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می‌شوند.
- اتوماسیون فرآیندها: کاهش مداخلات دستی و افزایش سرعت انجام امور.
- دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات: مدیران و کارکنان به اطلاعات به‌روز دسترسی دارند.
- قابلیت سفارشی‌سازی: امکان تطبیق سیستم با نیازهای خاص هر سازمان.
- افزایش بهره‌وری: با حذف کارهای تکراری و کاهش زمان پردازش اطلاعات.
مزایای استفاده از سیستم ERP:
🔵 بهبود هماهنگی بین واحدهای سازمانی: ارتباط مؤثرتر میان بخش‌های مالی، تولید، فروش و منابع انسانی.
🔵 کاهش هزینه‌های عملیاتی: با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش دوباره‌کاری‌ها.
🔵 تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های دقیق: ارائه گزارش‌های جامع و تحلیلی برای مدیران.
🔵 افزایش رضایت مشتریان: با بهبود خدمات پس از فروش و سرعت پاسخگویی.
🔵 امکان توسعه و مقیاس‌پذیری: سازگار با رشد و تغییرات سازمانی.
روش‌های استقرار ERP:
- سیستم داخلی (On-Premises): نصب بر روی سرورهای سازمان با کنترل کامل بر داده‌ها.
- سیستم مبتنی بر ابر (Cloud-Based): دسترسی از طریق اینترنت با هزینه‌های پایین‌تر و مقیاس‌پذیری بالا.
- سیستم ترکیبی (Hybrid): ترکیبی از مزایای هر دو مدل داخلی و ابری.
نتیجه‌گیری:
سیستم ERP ابزاری قدرتمند برای یکپارچه‌سازی، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی است. با استفاده از این سیستم، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش دهند و تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ نمایند. اگرچه پیاده‌سازی ERP نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، منابع مالی و آموزش پرسنل است، اما مزایای بلندمدت آن برای هر سازمانی ارزشمند خواهد بود.
تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله:
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید:
روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خدماتی.
-
ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
Davenport, 1998 -
ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است.
Tadjer, 1998 -
سیستم‌های ERP سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید.
Kumar & Hilsgersberg, 2000 -
ERP سیستم‌هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنش‌های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.
O’Leary, 2001 - ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش و … پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف (Functions) در سازمان می‌شود.
- یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.
- ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک‌های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان است.
آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد.