(Enterprise Resource Planning-ERP) تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم واحد جمع می‌کنند. یک سیستم ERP از اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می‌کند. یک عامل کلیدی در بیشتر سیستمهای (ERP) استفاده از پایگاه دادهٔ واحد به منظور ذخیره‌سازی داده برای واحدهای (Modules) مختلف سیستم است.
سیستمهای ERP اصولاً باید حداقل شامل ویژگی‌های زیر باشند:
- سیستمی یکپارچه که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت و یا سازمان را بصورت یکنواخت و بدون نیاز به لینک چند نرم‌افزار پاسخ دهد.
- سیستمی یکپارچه که به صورت آنلاین، بدون تکیه بر به روز رسانی تناوبی و replication اطلاعات را نگهداری می‌کند.
- سیستمی با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه‌ها و ماژول‌های کاربردی در آن ذخیره شده و قابل استفاده در تمامی بخش‌های سیستم می‌باشند.
- سیستمی با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژول‌ها
رشد غیر قابل پیش‌بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و … صورت گرفته بر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان‌ها تاثیرات شگرفی داشته است. همزمان با این تغییرات، محیط فعالیت سازمان‌های مختلف پیچیده‌تر شده و به همین جهت نیاز به سیستمهای مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است. این سیستم‌ها كه در مجموع به سیستمهای سازمانیEnterprise Systems – ES معروف هستند، زمینه‌ای را فراهم آورده‌اند که مدیران بتوانند در تصمیم‌گیری‌های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند.
از اوایل دهه 1990 میلادی، ظهور نرم‌افزارهای یکپارچه‌ای تحت عنوان Enterprise Resource Planning – ERP با هدف قراردادن سازمان‌های بزرگ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند. این نرم‌افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران قیمت، سیستمهای از پیش طراحی شده‌ای هستند که پس از اندك تغییراتی در آنها توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی، اجرا و پیاده‌سازی می‌شوند. در بسیاری از موارد سازمان‌ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم‌افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند. این نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهای قدیمی که در سازمان‌ها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژول‌های مختلف بوده و هرزمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آنها باشد، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد.
تامين‌کنندگان نرم‌افزارهاي ERP امروزه با چالش جديدي به نام اينترنت در طراحي نرم افزارهاي خود مواجه بوده و مجبور به طراحي بسته‌هاي نرم‌افزاري خود بگونه‌اي هستند كه امكان اجراي آنها بر روي شبكه جهاني اينترنت وجود داشته باشد. همين امر موقعيتي را فراهم آورده که ERP که در حال حاضر بصورت يک نرم‌افزار داخلي در سازمان مطرح است، با سيستم‌هاي ديگري همچون CRM – Customer Relationship Management و SCM – Supply Chain Management ارتباطي تنگاتنگ پيدا نموده و به عنوان ستون فقرات e-Business مطرح شود.
ERP را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژول‌هایی برای برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختار ERP به‌گونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد.
انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید:
روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خدماتی.
تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله:
-
ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
Davenport, 1998 -
ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است.
Tadjer, 1998 -
سیستمهای ERP سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید.
Kumar & Hilsgersberg, 2000 -
ERP سیستم‌هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنش‌های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.
O’Leary, 2001 - ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش و … پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف ( Functions ) در سازمان می‌شود.
- یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.
- ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک‌های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان است.
آنچه در همه این تعاریف مهم است، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource. چراکه این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر از آن را پوشش می‌دهد.
آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد. آنچه مهم است در این بخش به آن اشاره شود این است که سیستم ERP بصورت کامل در هر دو بخش آن (Core Application , Business Analysis Application) سطوح مختلف سیستمی سازمان را پوشش می‌دهد به این صورت که هسته مرکزی پوشش‌دهنده سطوح TPS و MIS می‌باشد و ابزارهای تحلیل و تجزیه تجاری پوشش‌دهنده سطوح DSS و EIS در سازمان هستند. البته لازم به ذکر است که این تقسیم‌بندی چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و دو بخش اصلی ERP قابل ترسیم نیست و هم‌پوشانی‌هایی در این بین وجود دارد.